Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä: Iotera Oy Y-tunnus: 3454475-1 Osoite: Tanhuankatu 63b, 33560 Tampere, Finland Sähköposti: tuki@veronavi.fi Tietosuojavastaava: Janne Kaikkonen Sähköposti: tuki@veronavi.fi

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: • Tilitoimiston asiakkaiden verotietojen kokoaminen ja esittäminen — kirjeet, ALV-ilmoitukset, ennakkoverot, tulorekisteri-ilmoitukset ja verotusyhteenvedot haetaan Verohallinnon rajapinnoista ja esitetään keskitetysti. • Käyttäjätilien hallinta ja todennus — rekisteröityminen, kirjautuminen, monivaiheinen tunnistautuminen ja organisaation hallinta. • Suomi.fi-valtuutustenhallinnan mahdollistaminen — valtuutustietojen välittäminen tilitoimiston ja Verohallinnon välillä. • Palvelun ylläpito, tietoturva ja auditointi — käyttölokien kerääminen, häiriöiden selvittäminen ja lakisääteisen kirjanpidon täyttäminen. • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen — kirjanpitolaki, verotusmenettely ja GDPR:n mukaiset velvoitteet.

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin GDPR:n mukaisiin oikeusperusteisiin: • Sopimus (artikla 6(1)(b)) — Käyttäjätietojen käsittely on välttämätöntä palvelusopimuksen täyttämiseksi. Tilitoimiston ja sen asiakkaiden tietojen käsittely perustuu tilitoimiston ja VeroNavin väliseen palvelusopimukseen. Myös maksupalvelun käyttö ja tilauksen laskutus perustuvat tähän sopimukseen. • Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)) — Audit-lokien kerääminen ja säilyttäminen perustuvat Suomi.fi-valtuutusten käyttöehtoihin ja kirjanpitolakiin. Myös laskujen ja maksukuittien säilyttäminen perustuu kirjanpitolakiin (1336/1997). • Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) — Palvelun tietoturvan varmistaminen, väärinkäytösten estäminen — mukaan lukien ilmaisen kokeilujakson väärinkäytön estäminen — ja palvelun kehittäminen. Oikeutetun edun tasapainotesti on suoritettu. • Suostumus (artikla 6(1)(a)) — Evästeiden käyttö analytiikkatarkoituksiin (mikäli käytössä). Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Käyttäjätiedot (tilitoimiston työntekijät): • Nimi (etunimi, sukunimi) • Sähköpostiosoite • Salasanan tiiviste (hash) — Keycloak-palvelun hallinnoimana • Organisaation nimi, Y-tunnus ja osoite • Käyttäjärooli organisaatiossa • Kirjautumishistoria ja IP-osoitteet Laskutustiedot (organisaation tilaus ja maksaminen): • Organisaation nimi ja Y-tunnus • Laskutusyhteyshenkilön sähköpostiosoite • Laskutusosoite • Maksutavan tiedot — korttitiedot käsittelee ja tallentaa yksinomaan maksupalveluntarjoaja Stripe, VeroNavi ei koskaan näe eikä tallenna korttinumeroa • Ilmaisen kokeilujakson käyttöpäivä — säilytetään Y-tunnuksen kera myös organisaation poiston jälkeen kokeilujakson väärinkäytön estämiseksi (ks. kohta Tietojen säilytysajat) Asiakastiedot (tilitoimiston asiakkaat): • Yrityksen nimi ja Y-tunnus • Yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot • Suomi.fi-valtuutustiedot ja niiden voimassaolo Verotiedot (Verohallinnon rajapinnoista): • Verokirjeet ja -ilmoitukset • ALV-ilmoitukset ja -päätökset • Ennakkoveropäätökset ja maksutilanne • Tulorekisteri-ilmoitukset • Verotusyhteenvedot ja -päätökset Tekniset tiedot: • IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä • Audit-lokit (kuka katsoi kenen tietoja, milloin) • Istuntotiedot ja evästeet

Verotiedot ovat taloudellisesti arkaluonteisia tietoja, vaikkakaan ne eivät kuulu GDPR:n artiklan 9 mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin. Henkilötunnus on Suomen tietosuojalain 29 §:n mukaan erityisesti suojattava tieto. VeroNavi ei kerää eikä tallenna asiakkaiden henkilötunnuksia. Asiakkaat lisätään ja verotiedot haetaan pelkän Y-tunnuksen perusteella. Jos henkilötunnus syötetään vahingossa, järjestelmä torjuu sen eikä sitä tallenneta.

Kun tilitoimisto hakee asiakkaansa tulorekisteritietoja (aineisto 312), rekisterinpitäjä on työnantaja eli tilitoimiston asiakasyritys. Tilitoimisto käsittelee tietoja työnantajan lukuun, ja Iotera Oy toimii tilitoimiston alikäsittelijänä. Iotera Oy käsittelee tietoja vain tilitoimiston ohjeiden mukaan eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa. Käsiteltävät tiedot: • maksupäiväkohtaiset summat ja työnantajan kuukausikohtaiset yhteenvedot (erillisilmoitukset) • tulonsaajakohtaiset tuloerät ja summat • tulonsaajan pseudonymisoitu tunniste — tulonsaajan tunnisteesta (henkilötunnus tai ulkomainen tunniste) lasketaan organisaatiokohtaisella avaimella suojattu tiiviste, eikä itse tunnistetta tallenneta eikä kirjata lokeihin. Tulonsaajilla, joilla ei ole lainkaan tunnistetta, säilytetään syntymäaika, jota ei näytetä käyttöliittymässä. • tulonsaajien nimet — nimet tulevat tilitoimiston itse tallentamasta nimirekisteristä (CSV-tuonti tai käsin syöttö) Säilytysajat: tulonsaajakohtaiset rivit 3 kuukautta, summat ja yhteenvedot 12 kuukautta, hakutyöt 30 päivää (asiakkaan viimeisin haku ja viimeisin onnistunut haku säilytetään asiakkuuden ajan) ja ilmoitukset 90 päivää. Nimet säilytetään asiakassuhteen ajan. Asiakassuhteen tai organisaation päättyessä kaikki tulorekisteritiedot poistetaan. Organisaation poiston yhteydessä myös tunnisteiden avain tuhotaan, jolloin tunnisteita ei voi enää yhdistää henkilöihin. Tulorekisteritietojen katselu, haut ja nimirekisterin muutokset kirjataan audit-lokiin, ja ne näkyvät asiakkaan käyttölokissa. Tietoihin pääsevät vain ne käyttäjät, jotka näkevät kyseisen asiakkaan. Tulonsaajana oleva henkilö voi esittää tietopyyntönsä ensisijaisesti työnantajalleen tai tämän tilitoimistolle. Tarvittaessa Iotera Oy avustaa pyynnön käsittelyssä; yhteydenotot osoitteeseen tuki@veronavi.fi.

Henkilötietoja luovutetaan tai siirretään seuraaville tahoille: • Verohallinto — verotietojen hakeminen mTLS-suojattujen rajapintojen kautta • Suomi.fi / Digi- ja väestötietovirasto — valtuutustietojen hallinta • Hetzner Online GmbH — palvelininfrastruktuuri ja todennuspalvelu (Keycloak) (Suomen palvelimet). Hetzner toimii infrastruktuurin tarjoajana. • PostgreSQL-tietokanta — samassa infrastruktuurissa todennuspalvelun kanssa. • Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irlanti) — maksupalveluiden ja tilauslaskutuksen tarjoaja. Stripelle luovutetaan organisaation nimi, Y-tunnus, laskutusyhteyshenkilön sähköpostiosoite, laskutusosoite ja maksutavan tiedot. Stripe käsittelee ja tallentaa korttitiedot; VeroNavi ei koskaan tallenna niitä. Kaikkien käsittelijöiden kanssa on tehty GDPR:n artiklan 28 mukainen tietojenkäsittelysopimus (DPA); Stripen osalta DPA sisältyy sen palvelusopimukseen (Stripe Services Agreement).

Verotiedot, asiakastiedot ja käyttäjien todennustiedot käsitellään ja säilytetään EU:ssa/ETA:ssa sijaitsevilla palvelimilla (Hetzner, Suomi). Todennuspalvelu (Keycloak) toimii samassa infrastruktuurissa. Verotietoja ja henkilötunnuksia ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle — henkilötunnuksia ei muutenkaan kerätä eikä tallenneta VeroNaviin. Maksupalveluntarjoaja Stripe voi siirtää laskutustietoja (organisaation nimi, Y-tunnus, laskutusyhteyshenkilön sähköpostiosoite, laskutusosoite, maksutavan tiedot) EU:n/ETA:n ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework) ja/tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses). Mikäli tiedonsiirtojen oikeusperusta muuttuu, päivitämme tämän selosteen ja ilmoitamme käyttäjille muutoksesta.

• Käyttäjätiedot — säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen ja 30 päivää tilin poistamisen jälkeen. • Laskutustiedot — kun organisaatio poistetaan, maksupalvelun asiakastiedot ja tallennetut maksutavat poistetaan Stripestä. Laskut ja maksukuitit säilytetään kuluva vuosi + 6 vuotta kirjanpitolain (1336/1997) mukaisena lakisääteisenä velvoitteena. Stripe voi säilyttää joitain tietoja myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien lakisääteisten velvoitteidensa (esim. petostentorjunta, rahanpesun estäminen) perusteella. • Y-tunnus kokeilujakson väärinkäytön estämiseksi — kun organisaatio poistetaan, sen Y-tunnus ja kokeilujakson käyttöpäivämäärä säilytetään toistaiseksi, jotta samalla Y-tunnuksella ei voida hakea uutta ilmaista kokeilujaksoa. Mukana säilyy myös sisäinen viittaus poistettuun organisaatioon (ei henkilötietoja). Muita organisaation tai sen käyttäjien tietoja ei säilytetä tähän tarkoitukseen. • Asiakastiedot — säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Poistettujen asiakkaiden tiedot anonymisoidaan 90 päivän kuluessa. • Verotiedot — säilytetään kuluva vuosi + 6 vuotta kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti. • Tulorekisteritiedot — tulonsaajakohtaiset rivit 3 kuukautta, summat ja yhteenvedot 12 kuukautta, hakutyöt 30 päivää (asiakkaan viimeisin haku ja viimeisin onnistunut haku säilytetään asiakkuuden ajan), ilmoitukset 90 päivää ja nimirekisterin nimet asiakassuhteen ajan. Tiedot poistetaan asiakkaan tai organisaation poiston yhteydessä (ks. kohta Tulorekisteritiedot). • Audit-lokit — säilytetään 10 vuotta Suomi.fi-valtuutusten käyttöehtojen ja kirjanpitolain mukaisesti. • Tekniset lokit — säilytetään 90 päivää. • Varmuuskopiot — poistetaan 30 päivän kuluessa alkuperäisen tiedon poistamisesta. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan automaattisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

GDPR:n mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet: • Oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15) — Voit pyytää kopion kaikista sinua koskevista henkilötiedoista. • Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16) — Voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista. • Oikeus tietojen poistamiseen (artikla 17) — Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta. • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18) — Voit pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. • Oikeus tietojen siirrettävyyteen (artikla 20) — Voit saada tietosi koneluettavassa muodossa. • Oikeus vastustaa käsittelyä (artikla 21) — Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. • Oikeus peruuttaa suostumus — Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen tuki@veronavi.fi. Vastaamme pyyntöihin 30 päivän kuluessa. Henkilöllisyys varmennetaan ennen tietojen luovuttamista. Mikäli katsot, että tietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle: Tietosuojavaltuutetun toimisto tietosuoja.fi tietosuoja@om.fi

Suojaamme henkilötietoja seuraavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä: • Salaus siirrettäessä (TLS 1.3) kaikessa tietoliikenteessä • mTLS-todentaminen Verohallinnon rajapintayhteyksissä • Pääsynhallinta roolipohjaisella mallilla (RBAC) — käyttäjä näkee vain oman organisaationsa tiedot • Kattava audit-loki kaikesta tietojen katselusta ja muokkauksesta • Tietokanta sijaitsee EU:ssa ja pääsy on rajoitettu • Salasanat tallennetaan bcrypt-tiivisteinä (Keycloak) • Automaattinen istunnon vanheneminen • Säännölliset tietoturva-auditoinnit ja haavoittuvuusskannaukset • Varmuuskopiot salataan ja säilytetään erillisessä sijainnissa

VeroNavi käyttää seuraavia evästeitä: Välttämättömät evästeet (ei vaadi suostumusta): • Istuntoeväste — käyttäjän tunnistaminen kirjautumisen jälkeen (Keycloak JWT) • Kieliasetus — valitun kielen muistaminen • CSRF-suojaus — lomakkeiden suojaaminen Välttämättömät evästeet ovat palvelun toiminnan kannalta pakollisia eikä niitä voi poistaa käytöstä. Analytiikkaevästeitä ei tällä hetkellä ole käytössä. Mikäli analytiikkaevästeitä otetaan käyttöön, kysytään niihin erillinen suostumus.

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille sähköpostitse tai palvelun kautta vähintään 30 päivää ennen muutosten voimaantuloa. Suosittelemme tarkistamaan tämän selosteen säännöllisesti.

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä: Iotera Oy Sähköposti: tuki@veronavi.fi Osoite: Tanhuankatu 63b, 33560 Tampere, Finland Vastaamme kaikkiin tietosuojapyyntöihin 30 päivän kuluessa.