Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig: Iotera Oy FO-nummer: 3454475-1 Adress: Tanhuankatu 63b, 33560 Tampere, Finland E-post: tuki@veronavi.fi Dataskyddsombud: Janne Kaikkonen E-post: tuki@veronavi.fi

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål: • Sammanställning och visning av skattedata för redovisningsbyråns kunder — brev, momsdeklarationer, förskottsskatter, inkomstregisteranmälningar och skattesammanfattningar hämtas från Skatteförvaltningens API:er och visas samlat. • Hantering av användarkonton och autentisering — registrering, inloggning, flerfaktorsautentisering och organisationshantering. • Suomi.fi-fullmaktshantering — förmedling av fullmaktsuppgifter mellan redovisningsbyrån och Skatteförvaltningen. • Underhåll, säkerhet och revision av tjänsten — insamling av användningsloggar, incidentutredning och uppfyllande av lagstadgade krav på bokföring och registerhållning. • Efterlevnad av rättsliga skyldigheter — bokföringslagen, skatteprocedur och GDPR-krav.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på följande rättsliga grunder enligt GDPR: • Avtal (artikel 6(1)(b)) — Behandling av användardata är nödvändig för att fullgöra tjänsteavtalet. Behandlingen av redovisningsbyråns och dess kunders uppgifter grundar sig på tjänsteavtalet mellan redovisningsbyrån och VeroNavi. Användning av betaltjänsten och prenumerationsfakturering grundar sig också på detta avtal. • Rättslig förpliktelse (artikel 6(1)(c)) — Insamling och lagring av revisionsloggar krävs enligt Suomi.fi-fullmakternas villkor och bokföringslagen. Lagring av fakturor och betalningskvitton krävs likaså enligt bokföringslagen (1336/1997). • Berättigat intresse (artikel 6(1)(f)) — Säkerställande av tjänstens säkerhet, förebyggande av missbruk — inklusive missbruk av den kostnadsfria provperioden — och utveckling av tjänsten. Intresseavvägningen (balanseringstestet) för berättigat intresse har genomförts. • Samtycke (artikel 6(1)(a)) — Användning av kakor för analysändamål (om tillämpligt). Samtycke kan återkallas när som helst.

Användardata (redovisningsbyråns anställda): • Namn (förnamn, efternamn) • E-postadress • Lösenordshash; lösenordet lagras inte i klartext • Organisationsnamn, FO-nummer och adress • Användarroll inom organisationen • Inloggningshistorik och IP-adresser Faktureringsdata (organisationens prenumeration och betalning): • Organisationsnamn och FO-nummer • Faktureringskontaktens e-postadress • Faktureringsadress • Betalningsmetodens uppgifter — kortuppgifter hanteras och lagras uteslutande av vår betaltjänstleverantör Stripe, VeroNavi ser eller lagrar aldrig kortnummer • Datum då den kostnadsfria provperioden användes — bevaras tillsammans med FO-numret även efter att organisationen raderats, för att förhindra missbruk av provperioden (se Lagringstider) Kunddata (redovisningsbyråns kunder): • Företagsnamn och FO-nummer • Kontaktpersonens namn och uppgifter • Suomi.fi-fullmaktsdata och giltighet Skattedata (från Skatteförvaltningens API:er): • Skattebrev och meddelanden • Momsdeklarationer och beslut • Förskottsskattebeslut och betalningsstatus • Inkomstregisteranmälningar • Skattesammanfattningar och beslut Tekniska data: • IP-adress, webbläsartyp, operativsystem • Revisionsloggar (vem såg vems data, när) • Sessionsdata och kakor

Skattedata är ekonomiskt känsliga uppgifter, även om de inte hör till de särskilda kategorierna av personuppgifter enligt artikel 9 i GDPR. Den finska personbeteckningen är en särskilt skyddad uppgift enligt 29 § i Finlands dataskyddslag. VeroNavi lagrar inte personbeteckningar. Kunder läggs till och skatteuppgifter hämtas enbart med FO-numret. Om en personbeteckning anges av misstag som kunduppgift avvisar systemet den och den lagras inte. Inkomsttagarens identifierare i inkomstregisteruppgifter (material 312) och personbeteckningar som anges i namnregistret behandlas endast tillfälligt i minnet för att beräkna den pseudonymiserade identifieraren och lagras inte eller skrivs inte till loggar.

När en redovisningsbyrå hämtar sin klients inkomstregisteruppgifter (material 312) är arbetsgivaren, dvs. redovisningsbyråns kundföretag, personuppgiftsansvarig. Redovisningsbyrån behandlar uppgifterna för arbetsgivarens räkning, och VeroNavi agerar som redovisningsbyråns underbiträde. VeroNavi behandlar uppgifterna endast enligt redovisningsbyråns instruktioner och använder dem inte för egna ändamål. Uppgifter som behandlas: • summor per betalningsdag och arbetsgivarens månadssammanställningar (separata anmälningar) • inkomstposter och belopp per inkomsttagare • en pseudonymiserad identifierare för inkomsttagaren — ett nyckelat hashvärde beräknas från inkomsttagarens identifierare (personbeteckning eller utländsk identifierare) med en organisationsspecifik nyckel; själva identifieraren lagras inte och skrivs inte till loggar. För inkomsttagare helt utan identifierare sparas födelsedatum, som aldrig visas i användargränssnittet. • inkomsttagarnas namn — namnen kommer från det namnregister som redovisningsbyrån själv för in (CSV-import eller manuell inmatning) Lagringstider: rader per inkomsttagare 3 månader, summor och sammanställningar 12 månader, hämtningsjobb 30 dagar (klientens senaste hämtning och senaste lyckade hämtning sparas så länge kundrelationen varar) och aviseringar 90 dagar. Namn lagras så länge kundrelationen varar. Alla inkomstregisteruppgifter raderas när en klient eller organisation raderas och senast inom 90 dagar efter att avtalet enligt Villkoren upphört. Vid radering av en organisation förstörs även identifierarnyckeln, varvid identifierarna inte längre kan kopplas till personer. Visning, hämtningar och ändringar i namnregistret loggas i revisionsloggen och syns i klientens åtkomstlogg. Endast användare som kan se klienten har åtkomst till uppgifterna. En person som är inkomsttagare kan i första hand rikta sin begäran som registrerad till sin arbetsgivare eller arbetsgivarens redovisningsbyrå. Vid behov hjälper VeroNavi till med att hantera begäran; kontakta tuki@veronavi.fi.

Personuppgifter lämnas ut eller överförs till följande parter: • Skatteförvaltningen — hämtning av skattedata via skyddade API:er • Suomi.fi / Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata — fullmaktshantering • Hetzner Online GmbH — serverinfrastruktur. Servrarna finns i Finland. • Elestio Limited (Irland) — serverunderhållstjänst. • Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) — lagring av krypterade säkerhetskopior inom EU (Sverige). Säkerhetskopiorna krypteras före överföringen, och AWS har ingen åtkomst till deras innehåll. • Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irland) — leverantör av betaltjänster och prenumerationsfakturering. Stripe tar emot organisationens namn, FO-nummer, faktureringskontaktens e-postadress, faktureringsadress och betalningsmetodens uppgifter. Stripe behandlar och lagrar kortuppgifter; VeroNavi lagrar dem aldrig. Tjänstens e-postmeddelanden skickas från vår egen server, inte via en extern e-posttjänst. Ett GDPR artikel 28-kompatibelt personuppgiftsbiträdesavtal har ingåtts med alla biträden; för Stripe ingår biträdesavtalet i dess Services Agreement.

Skattedata, kunddata och användardata behandlas och lagras på servrar i Finland. Krypterade säkerhetskopior lagras inom EU (Sverige) hos Amazon Web Services EMEA SARL (AWS). Säkerhetskopiorna krypteras före överföringen, och AWS har ingen åtkomst till krypteringsnyckeln eller innehållet. AWS är ett dotterbolag till amerikanska Amazon.com, Inc.; AWS:s tillägg om databehandling (AWS GDPR DPA), som ingår i AWS Service Terms, innehåller EU:s standardavtalsklausuler för eventuella överföringar. Skattedata och personbeteckningar överförs inte utanför EU/EES — personbeteckningar lagras för övrigt aldrig av VeroNavi. Vår betaltjänstleverantör Stripe kan överföra faktureringsdata (organisationens namn, FO-nummer, faktureringskontaktens e-postadress, faktureringsadress, betalningsmetodens uppgifter) utanför EU/EES, till exempel till USA. Dessa överföringar grundar sig på EU-U.S. Data Privacy Framework och/eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses). Om den rättsliga grunden för överföringar ändras uppdaterar vi denna policy och informerar användarna om ändringen.

• Användardata — lagras så länge kontot är aktivt och raderas senast inom 30 dagar efter att kontot raderats. • Faktureringsdata — när en organisation raderas raderas dess kundpost hos betaltjänstleverantören och sparade betalningsmetoder. Fakturor och betalningskvitton lagras innevarande år + 6 år som en lagstadgad skyldighet enligt bokföringslagen (1336/1997). Stripe kan lagra vissa uppgifter som självständig personuppgiftsansvarig enligt sina egna lagstadgade skyldigheter (t.ex. bedrägeribekämpning, penningtvättsbekämpning). • FO-nummer för att förhindra missbruk av provperioden — när en organisation raderas bevaras dess FO-nummer (Y-tunnus) och datumet då den kostnadsfria provperioden användes tills vidare, så att samma FO-nummer inte kan användas för att begära en ny kostnadsfri provperiod. En intern referens till den raderade organisationen bevaras också (inga personuppgifter). Inga andra uppgifter om organisationen eller dess användare bevaras för detta ändamål. • Kunddata — lagras så länge kundrelationen varar. Raderade kunddata anonymiseras inom 90 dagar. Kunddata raderas senast inom 90 dagar efter att avtalet enligt Villkoren upphört. • Skattedata — lagras så länge kundrelationen varar. Uppgifterna raderas senast inom 90 dagar efter att klienten raderats eller efter att avtalet enligt Villkoren upphört. • Inkomstregisteruppgifter — rader per inkomsttagare 3 månader, summor och sammanställningar 12 månader, hämtningsjobb 30 dagar (klientens senaste hämtning och senaste lyckade hämtning sparas så länge kundrelationen varar), aviseringar 90 dagar och namn i namnregistret så länge kundrelationen varar. Uppgifterna raderas när en klient eller organisation raderas och senast inom 90 dagar efter att avtalet enligt Villkoren upphört (se avsnittet Inkomstregisteruppgifter). • Revisionsloggar — lagras i 10 år enligt Suomi.fi-villkor och bokföringslagen. • Tekniska loggar — lagras i 90 dagar. • Säkerhetskopior — krypterade dagliga säkerhetskopior sparas högst 6 månader. Raderade uppgifter försvinner ur säkerhetskopiorna när dessa roteras, och säkerhetskopiorna används endast för att återställa Tjänsten efter en störning. När lagringstiden har löpt ut raderas uppgifterna automatiskt eller anonymiseras oåterkalleligt.

Enligt GDPR har du följande rättigheter: • Rätt till tillgång (artikel 15) — Du kan begära en kopia av alla personuppgifter som rör dig. • Rätt till rättelse (artikel 16) — Du kan begära att felaktiga uppgifter rättas. • Rätt till radering (artikel 17) — Du kan begära att dina uppgifter raderas, om det inte finns en lagstadgad grund för att bevara dem. • Rätt till begränsning av behandling (artikel 18) — Du kan begära att behandlingen begränsas i vissa situationer. • Rätt till dataportabilitet (artikel 20) — Du kan få dina uppgifter i ett maskinläsbart format. • Rätt att göra invändningar (artikel 21) — Du kan invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse. • Rätt att återkalla samtycke — Om behandlingen grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla det. Begäranden ska skickas till tuki@veronavi.fi. Vi svarar på begäranden inom 30 dagar. Din identitet verifieras innan uppgifter lämnas ut. Om du anser att behandlingen av dina uppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen: Dataombudsmannens byrå tietosuoja.fi tietosuoja@om.fi

Vi skyddar personuppgifter med följande tekniska och organisatoriska åtgärder: • Kryptering av datatrafik vid överföring • Certifikatbaserad autentisering för anslutningarna till Skatteförvaltningens API:er • Rollbaserad åtkomstkontroll — användaren ser endast uppgifterna för sin egen organisation • Omfattande revisionslogg över all visning och ändring av uppgifter • Servrarna finns i Finland och åtkomsten till dem är begränsad • Lösenord lagras som hashar, inte i klartext • Automatisk sessionsutgång • Regelbundna säkerhetsgranskningar och sårbarhetsskanningar • Säkerhetskopior krypteras och förvaras på en separat plats

VeroNavi använder följande kakor: Nödvändiga kakor (inget samtycke krävs): • Sessionskaka — identifiering av användaren efter inloggning • Språkinställning — att komma ihåg det valda språket • CSRF-skydd — skydd av formulär Nödvändiga kakor är obligatoriska för att tjänsten ska fungera och kan inte inaktiveras. Analyskakor används för närvarande inte. Om analyskakor tas i bruk begärs ett separat samtycke till dem.

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna integritetspolicy. Användare meddelas om väsentliga ändringar via e-post eller i tjänsten minst 30 dagar före ändringarna träder i kraft. Vi rekommenderar att du regelbundet går igenom denna policy.

För frågor och begäranden som gäller dataskydd: Iotera Oy E-post: tuki@veronavi.fi Adress: Tanhuankatu 63b, 33560 Tampere, Finland Vi svarar på alla dataskyddsbegäranden inom 30 dagar.